ARXivar
Document & process management
ARXivar è una piattaforma di Document & Process Management completa e scalabile con la quale è possibile gestire in modo centralizzato infiniti documenti elettronici provenienti dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionale, email, fax, office, CRM, CAD, sistemi qualità, rilevazione presenze, etc..). Attraverso un’interfaccia estremamente intuitiva allineata agli standard Microsoft, permette di gestire le informazioni.
ARXivar offre funzionalità quali: la spedizione automatica dei documenti via fax, mail, posta ordinaria o raccomandata secondo la priorità del destinatario, creazione di Cd autoconsultanti, gestione della modulistica aziendale (carta intestata, moduli qualità), stampante PDF, deleghe, una anteprima sempre disponibile dei documenti per i più comuni formati, liste di distribuzione, sistemi di ricerca FULL-TEXT, firma digitale e molto ancora. ARXivar possiede diversi tipi di ricerche documentali a seconda del tipo di uso e di operatore, che garantiscono la reperibilità dei documenti in base a livelli di riservatezza che si incrociano tra loro per soddisfare le più particolari esigenze di privacy e di accessibilità ai dati.
Ciclo Attivo e Passivo
ARXivar è in grado di acquisire automaticamente tutti i documenti che vengono generati da un sistema gestionale. Usando ARXivar Spool Recognition è possibile leggere i dati presenti su Fatture, Bolle, Ordini, Registri contabili e di magazzino, Rapportini di uscita dei tecnici e archiviarli automaticamente.
Anche per il ciclo passivo sono stati realizzati dei connettori universali per i vari sistemi gestionali che ci permettono di archiviare automaticamente tutti i documenti pervenuti dai fornitori, indipendentemente dal formato, codificando le informazioni attraverso delle etichette Barcode.
Workflow Management
L'uso di schemi grafici per definire dei processi organizzativi e un sistema per il loro funzionamento e controllo.
Sempre di più il vantaggio competitivo di una azienda dipende dalla sua abilità di eccellere nei processi chiave di business. Dunque nasce la necessità di coordinare il lavoro delle persone, definendo a fronte di un particolare evento, chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionali. ARXivar è lo stumento informatico che consente di coordinare tutto questo.
Dematerializzazione e Conservazione Sostitutiva
ARXivar è allineato alle normative in materia di archiviazione documentale che sanciscono le “Regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti originali Art.6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa, di cui al DPR 28/12/2000, n.445″.
Il modulo prevede che qualunque documento elettronico archiviato in Arxivar possa essere conservato solo in forma elettronica, seguendo una procedura (Wizard) che prevede la creazione di un volume di conservazione contenente i dati validati dalla firma digitale e marcatura temporale. La procedura offre le funzioni per la consultabilità dei dati in modo autoconsistente.